办会可不是件轻松的事，所有的环节马虎不得，稍有不慎就有可能宾主不欢。万业会务的会务策划团队整理了一系列的办会流程，希望可以让你的“会·更轻松”。

　　根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的详细情况，确定是不是将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

　　根据会议的详细情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据自身的需求，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据自身的需求，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

　　根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。

　　根据参会人员的喜好，预订各种各样的形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的详细情况以及会场和下榻酒店的地点，选不一样的用餐地点。

　　选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来考虑。最好达到以下几个标准：

　　会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，也根本没办法把会开好。英国首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”

　　临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。

　　会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行全方位检查。不能够因为“上次会议就是在这里开的，没有出什么样的问题”，就草率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度，很有可能会给会议造成损失。

　　现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。

　　有些时候，行政、秘书人员不单单是做幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时应该好好把握。那么在公开场合发言必须要格外注意些什么呢?

　　◆为你的讲演准备调查一些事实确凿的材料及一些需要用来回答听众提问的资料。

　　◆ 预先把要说的内容彻底考虑一下，使讲话的思路清晰明了。建议在卡片上记下说话要点。

　　◆对着镜子练习发言，特别要注意脸部表情、身体姿势及手势的表达效果。也可以用录音机录下自己的发言内容，找出需要改进的地方。

　　◆保持一种平稳挺直的站立姿势和一种愉快欢乐的表情，要泰然自若，不要拘谨，在需要时，可用目光扫视听众，以引起他们的注意。

　　◆用规范的语言和抑扬顿挫的声调发言。尤其要突出你的声音响度，使它能清楚地传送到最后一排听众的耳朵里。

　　◆演讲中关键的地方要停顿，以给听众一个思考余地，使他们可以理解消化所讲的内容。

　　◆避免反常的行为，如笨拙地翻动发言稿、频繁地移动手足等。可以在手里拿一张卡片以保持双手安静。

　　◆在系统陈述以前，应该为整篇发言构思总体结构。有了这种总体结构的构思，对自己全面充分的准备就有了把握；真正认识到自己要讲什么和怎样讲；此外它能保证发言受到欢迎，不至于被认为是浪费了听众的时间和精力。

　　从内容上看，展览会既, 有专, 业性, 的，譬如“英国教育展”；也有贸易性的，譬如“广州出口商品交易会”；还有综合性的，譬如“万国博览会”。

　　无论什么样的内容与形式，展览会都有自己鲜明的主题。因此，参展安排首先必须根据主题来决定参展的方法。

　　其次，有明确的目的性的筹划是确保参展成为一次成功演示的关键。我们一定要十分清晰详尽地制定一份参展计划，把所有应思考的，可能涉及的问题一网打尽，给出十分明确清楚而且卓有成效的答案。具体而言，就是明确参展目的，确定参展内容，落实参展途径，策划参展方法，选择参展位置，办妥参展手续，选好参展产品，组织参展人员，设计运作流程，使现场的接待、讲解、洽谈、签约活动非常的井然有序，还有就是拟定参展的费用预算。

　　再次，制定某些很实用的策略，构思某些独特新颖的策划，使一个简单的参展活动成为一次影响非凡的商业推广，这是衡量我们组织能力和策划能力的一次机会。高级秘书对于上司的重要性，也正是从这种发挥中得以清楚地体现。

　　将上述计划与预算呈报上司审批，并且在上司授权的情况下关心甚至亲自参与整个参展过程，在参展现场直接处理各类问题，确保成功参展。

　　最后，做好展览会结束的善后工作，并且亲自拟定或组织有关人员撰写总结报告提交给上司。